Dal 1° gennaio 2026, sono in vigore nuove regole, indirizzate ai titolari di redditi di lavoro dipendente o assimilato e loro datori di lavoro, sul trattamento fiscale delle indennità di trasferta documentate da spese tracciabili. Il fulcro della riforma sta nell’introduzione di un incentivo all’utilizzo di sistemi tracciabili delle spese sostenute, già previsto dal 2025 e ora ulteriormente potenziato nel 2026, con l’obiettivo di limitare l’uso del contante e rendere i rimborsi ai lavoratori facilmente verificabili.
L’obbligo di tracciabilità riguarda, in particolare, le spese forfetarie, analitiche o miste sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, mediate servizi pubblici non di linea, quali taxi e NCC, per le quali il beneficio fiscale si attiva se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti tramite versamento bancario o postale, o mediate altri sistemi di pagamento quali carte di credito o debito, bonifico, MAV elettronico, PagoPA o app di pagamento quali PayPal o Satispay.
L’Agenzia delle Entrate (Circ. 15/2025) ha precisato che l’obbligo di tracciabilità – e quindi l’incentivo fiscale – si applica alle trasferte all’interno e fuori dal Comune di lavoro, anche nel caso in cui il vettore operi mediante App, e tenendo conto della spesa per l’imposta di soggiorno (sostenuta dal dipendente in trasferta) se connessa alle spese di alloggio.
Pertanto, al fine di ottenere un rimborso spese detassato (più propriamente escluderlo dalla base imponibile ai fini IRPEF del lavoratore), non è più sufficiente per il lavoratore presentare lo scontrino o la fattura, ma dovranno essere conservati e prodotti documenti quali ricevute della carta di credito o debito, bollettini, MAV, PagoPA, documenti fiscali di app e criptovalute e, quale prova suppletiva, estratti conto.
Al contrario, la tracciabilità non è richiesta – e quindi continuano a poter essere regolati anche in contanti – i pagamenti per servizi di trasporto con mezzi pubblici di linea (e.g. treni, aerei, autobus, traghetti), e per autoservizi diversi da quelli pubblici non di linea (e.g. pedaggio, parcheggio, rimborsi di indennità chilometrica), nonché le spese per trasferte all’estero (Risp. Ag. Entrate 188/2025).
Trasferte dentro il comune della sede di lavoro
Una rilevante novità riguarda i rimborsi delle spese sostenute nel corso di trasferte effettuate nell’ambito del comune della sede di lavoro.
Difatti, fino al 2025, tali rimborsi erano generalmente soggetti a tassazione, tranne con riferimento ai trasporti documentati tramite vettore.
A decorrere dal 2026, invece, anche i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto nonché i rimborsi chilometrici per l’uso di auto propria, i pedaggi e i parcheggi, anche se all’interno del comune della sede di lavoro, non concorrono più alla formazione del reddito e non sono tassati se adeguatamente documentati. Ad esempio, con riguardo all’indennità chilometrica riconosciuta dal datore di lavoro che autorizza il dipendete all’utilizzo del mezzo proprio per le trasferte nell’ambito comunale, non è più necessaria la presentazione del documento rilasciato dal vettore, ma è sufficiente, in ottica di semplificazione, una qualsivoglia prova idonea a dimostrare l’effettivo sostenimento della spesa tramite i predetti sistemi tracciabili e sempreché l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI.
Trasferte fuori dal comune della sede di lavoro
Con riferimento alle trasferte effettuate fuori dal comune, restano fermi i tradizionali metodi di rimborso: forfettario, analitico o misto.
Nel sistema forfettario, al lavoratore viene riconosciuta un’indennità giornaliera pari a € 46,48 per le trasferte in Italia e a € 77,47 per quelle all’estero. Questi importi rappresentano le soglie di non imponibilità: le spese che superano il valore dell’indennità forfettaria concorrono alla formazione del reddito imponibile, mentre quelle che rientrano nei limiti restano escluse dalla tassazione, a condizione che siano adeguatamente documentate.
Nel sistema misto, l’indennità giornaliera si combina con il rimborso delle spese di vitto e/o alloggio. In questo caso, però, la quota forfettaria esente da tassazione subisce una riduzione proporzionale: diminuisce di un terzo (risultando € 30,99 per trasferte in Italia e € 51,65 per quelle all’estero) rispetto a quella prevista nel sistema forfettario quando viene rimborsata una sola delle due voci (vitto/alloggio) e di due terzi (risultando € 15,49 per trasferte in Italia e € 25,82 per quelle all’estero) quando entrambe sono coperte dal datore di lavoro. I rimborsi documentati per vitto e/o alloggio restano comunque esclusi dalla tassazione.
Il sistema analitico, invece, prevede il rimborso a piè di lista di tutte le spese sostenute e documentate – inclusi vitto, alloggio, viaggio e trasporti – senza che queste concorrano alla formazione del reddito del lavoratore. Solo le spese accessorie, quali lavanderia, telefonate o mance, sono soggette a tassazione al superamento delle seguenti soglie giornaliere di non imponibilità: € 15,49 in Italia e € 25,82 euro all’estero; la quota eccedente tali importi non è esente e diventa imponibile.
Deducibilità IRES in capo al datore di lavoro (società)
Si ricorda, inoltre, che dal 2025 sono cambiate alcune regole operative sulla deducibilità ai fini IRES, in capo alla società datrice di lavoro, delle spese di trasferta sostenute da dipendenti e collaboratori.
In linea generale, sono deducibili — con limitazioni — i costi riferiti a trasferte effettuate fuori dal territorio comunale in cui ha sede l’impresa.
La vera novità riguarda le modalità di pagamento richieste per poter “portare in deduzione” determinate voci di spesa.
Per i soggetti “solari” (ossia coloro che hanno l’ordinario periodo d’imposta 1° gennaio-31 dicembre), dal 2025 la deducibilità delle spese di vitto e alloggio e di quelle di viaggio e trasporto tramite taxi e NCC, nonché dei rimborsi analitici (il classico rimborso “a piè di lista”) relativi alle stesse spese, è subordinata all’utilizzo dei menzionati mezzi di pagamento tracciabili (e.g. bonifico bancario o postale, carte di credito/debito/prepagate). In altri termini, se il pagamento avviene in contanti, la spesa — pur inerente e documentata — rischia di non risultare deducibile nei limiti previsti. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la disciplina si applica anche alle trasferte degli amministratori, con inquadramento normativo diverso a seconda che l’amministratore sia (o meno) titolare di redditi di lavoro dipendente/assimilati (Circ. Ag. Entrate 15/2025).
Non tutte le spese di viaggio rientrano però nell’obbligo di tracciabilità. La norma si concentra infatti sul trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC). Restano quindi fuori, e possono continuare a essere regolati anche in contanti, i pagamenti per trasporti di linea (ad esempio treni, aerei, autobus e traghetti) e le spese di viaggio “documentabili” che non riguardano taxi/NCC, come i pedaggi. Un ulteriore confine rilevante è quello territoriale, poiché gli obblighi di tracciabilità riguardano i soli rimborsi di spese sostenute nel territorio dello Stato, mentre le trasferte all’estero risultano escluse.
Sul piano pratico, va detto che per vitto e alloggio rimborsati analiticamente ai dipendenti/collaboratori, la deducibilità è ammessa entro € 180,76 al giorno per trasferte in Italia e € 258,23 al giorno per trasferte all’estero; tali tetti non operano, invece, per rimborsi forfetari o misti, che in questi casi risultano in genere integralmente deducibili. Quanto alle spese di trasporto con mezzo proprio o a noleggio autorizzato, la deduzione è riconosciuta entro il limite delle tariffe ACI o dei canoni di noleggio riferiti a veicoli entro determinate potenze fiscali.
Infine, la crescente digitalizzazione dei processi aziendali non elimina la necessità di presidiare la documentazione, sicché la nota spese può essere dematerializzata a determinate condizioni, ma restano essenziali i giustificativi e i requisiti generali di deducibilità (inerenza, competenza e congruità).
Conclusioni
Le nuove disposizioni in materia di tracciabilità introducono un cambiamento rilevante nel modo in cui vengono gestiti e trattati fiscalmente i rimborsi spese. Grazie a questo impianto normativo, gli importi riconosciuti al lavoratore a titolo di rimborso non concorrono alla formazione del reddito, a condizione che ogni spesa sia adeguatamente documentata e che i relativi movimenti finanziari risultino pienamente verificabili. L’esenzione, quindi, dipende dalla capacità di dimostrare con precisione la correttezza, la tipologia e l’entità delle operazioni effettuate.
Per le imprese, ciò implica un rafforzamento delle procedure interne: occorre adottare sistemi di controllo più rigorosi, standardizzare i processi e garantire una gestione amministrativa coerente con le nuove richieste normative. In questa fase, in particolare, il consiglio operativo è senz’altro quello di aggiornare le policy interne e sensibilizzare il personale sull’uso dei pagamenti tracciabili per le spese “sensibili” (vitto, alloggio, taxi e NCC), perché un dettaglio apparentemente formale può incidere direttamente sul trattamento fiscale in capo al dipendente ed alla società.
In cambio, il quadro regolatorio diventa più lineare e meno soggetto a interpretazioni divergenti. Per i lavoratori, invece, le regole aggiornate richiedono una maggiore attenzione nella raccolta e nella conservazione dei giustificativi, ma offrono al contempo un sistema più chiaro, che riduce le “zone d’ombra” e limita il rischio di contestazioni fiscali. Nel complesso, l’intero impianto mira a rendere più trasparente e affidabile la gestione delle trasferte, rafforzando la tutela di tutte le parti coinvolte.